Wenn Sie Hunger verspüren und sich eine Schüssel zur Hand nehmen, Mehl hinein geben, Milch, ein paar Eier, eine Prise Salz und diese Zutaten gut verrühren, haben Sie einen Teig für Pfannkuchen.

Nun erhitzen Sie eine Pfanne, geben etwas Bratfett hinzu und gießen den Teig in die Pfanne. Nach kurzer Bratzeit und einmaligem Wenden ist Ihr Pfannkuchen fertig gebacken und Sie können ihn sich schmecken lassen.

Wenn Sie beim nächsten Mal, wenn Sie einen Pfannkuchen backen möchten, genauso vorgehen, wird Ihr Pfannkuchen eine ähnliche Konsistenz aufweisen und dürfte geschmacklich sehr ähnlich sein, sich im Detail aber dennoch unterscheiden.

Wenn Sie jedoch möchten, dass Ihr Pfannkuchen exakt immer gleich wird, also die Variation der Ergebnisse deutlich abnimmt und gegen null läuft, dann müssen Sie Ihr Pfannkuchenrezept mit den genauen Gewichts- und Maßangaben der Zutaten sowie der Reihenfolge des Ablaufs aufschreiben und sich bei der Zubereitung des Pfannkuchens genau an dieses Rezept halten.

Geschäftsprozessmanagement oder kurz Prozessmanagement ist eigentlich nichts anderes.

Sie und Ihre Mitarbeiter führen jeden Tag bestimmte Aufgaben aus, um die Wünsche Ihrer Kunden zu erfüllen.

Wenn Sie möchten, dass am Ende ihre Arbeitsabläufe in Ihrem Unternehmen ein Produkt oder eine Wertschöpfung für den Kunden herauskommt, müssen Sie bestimmte Handlungen in eine logisch richtige Abfolge bringen.

Kunde bedeutet in diesem Zusammenhang sowohl die externen Kunden, also die Abnehmer ihrer Marktleistung, aber auch die internen Kunden, die Abnehmer von Zwischenprodukten und Arbeitsteilen in Ihrem eigenen Unternehmen.

Also, jeder – und damit meine ich wirklich jeder – Unternehmer hat Geschäftsprozesse. Ob diese aufgeschrieben und damit dokumentiert sind, oder nicht, spielt dabei keine Rolle.

Aber nun zurück zu unserem Kochbeispiel.

Was passiert, wenn nicht Sie Ihren Pfannkuchen backen, sondern Ihre Frau kocht, eins Ihrer Kinder den ersten Pfannkuchenkochversuch unternimmt, oder wenn Sie Pfannkuchen bei dem Freund oder im Gasthaus essen?

Jeder Pfannkuchen schmeckt anders.

Das liegt nicht daran, dass grundsätzlich andere Zutaten verwendet worden sind, sondern es liegt daran, dass vielleicht die Mengen der Zutaten etwas variieren, die einen kalte Milch in den Teig geben, die anderen zimmerwarme Milch oder ähnliches.

Es liegt also viel mehr in den Details der Zubereitung. Selbst wenn Sie persönlich immer den gleichen Pfannkuchen backen, wird er jedes mal etwas anders schmecken.

Wenn Ihnen in Ihrem Unternehmen daran gelegen ist, dass alle Mitarbeiter, die einen Arbeitsablauf durchführen, nicht nur ähnliche Ergebnisse erzeugen, sondern exakt die von Ihnen vorgegebenen Ergebnisse, dann müssen Sie die Arbeitsabläufe in der richtigen Reihenfolge aufschreiben.

Sie müssen Sie dokumentieren.

Und damit sind Sie in der ersten Stufe des Prozessmanagements: Sie müssen ihre Arbeitsabläufe, also Ihre Geschäftsprozesse  dokumentieren.

Mit der Dokumentation Ihrer Prozesse als erste Stufe des Prozessmanagements haben Sie bereits ein weiteres, sehr wichtiges Ziel erreicht.

Sie können die Durchführung dieses Prozesses an jemanden delegieren. Wenn Sie exakt aufgeschrieben haben, wie der Prozess durchzuführen ist, können Sie die Durchführung dieser Aufgabe einem Mitarbeiter übertragen und erhalten dennoch dasselbe Ergebnis, als wenn sie es selbst gemacht hätten.

Wenn es nicht der Fall ist, also das Prozessergebnis von Ihrer Erwartung abweicht, dann haben Sie entweder Ihren Prozess nicht ordentlich dokumentiert, oder Ihr Mitarbeiter hat sich nicht an die Dokumentation als Vorgabe gehalten.

In meiner Beratungspraxis habe ich immer wieder die Erfahrung gemacht, dass besonders in der ersten Phase des Prozessmangements die meisten Abweichungen des Prozessergebnisses von der Erwartungshaltung nicht auf der Eigenmächtigkeit oder gar dem Unwillen der Mitarbeiter beruhten, sondern fast immer auf nicht klaren oder lückenhaft dokumentierten Prozessen.

Nach einer gemeinsam mit den Mitarbeitern durchgeführten Schärfung der Prozessdokumentation wurden die Prozessergebnisse sofort spürbar variationsarmer.

Es gibt noch einen klaren Vorteil von dokumentierten Prozessen: Sie müssen nicht mehr darüber nachdenken, was man als nächstes tun muss, sondern Sie können im Zweifel stets nachlesen. Das spart enorm viel Zeit und senkt damit die Kosten in Ihrem Unternehmen.

Kurze Zusammenfassung:

• Jeder Unternehmer hat Geschäftsprozesse – ob dokumentiert oder nicht!
• Der erste Schritt zum Prozessmanagement ist die saubere Dokumentation der Prozesse.
• Nur wenn klar ist was, wann, von wem, mit was, und wofür gemacht werden soll, gibt es eine wiederholbare Qualität und ein gleiches Prozessergebnis ohne größere Variationen.
• Das Ergebnis der Prozessdokumentation sind niedrige Variationen des Prozessergebnisses und die Möglichkeit, Arbeitsabläufe an Mitarbeiter zu delegieren, ohne das Prozessergebnis dabei zu gefährden.
• Dokumentierte Prozesse können nachgelesen werden und sparen damit bei jeder Wiederholung Zeit und damit Kosten.

Die Dokumentation der Prozesse ist ziemlich arbeitsintensiv und schreckt viele Unternehmer am Anfang ab. Aus diesem Grund wird hier auf die Dokumentation der Geschätfprozesse eingegangen.